Información laboral se debe entregar a los representantes de los trabajadores. Segunda parte
Información de determinados contratos mediante copia básica
Los representantes de los trabajadores tienen derecho a recibir del empresario copia básica de determinados contratos de trabajo que se celebran en la empresa. En efecto, el párrafo final art. 64.4 ET preceptúa que el comité de empresa tendrá derecho "a recibir la copia básica de los contratos (…) en el plazo de diez días siguientes a que tuvieran lugar". Es el art. 8.3.a ET, sin embargo, el que desarrolla la configuración jurídica de este derecho. Esta última norma dispone que "empresario entregará a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, a excepción de los contratos de relación laboral especial de alta dirección sobre los que se establece el deber de notificación a la representación legal de los trabajadores".
Acto seguido, establece los datos que deben incluirse en la copia básica, a efecto de que pueda cumplir con el fin de comprobar la adecuación del contenido del contrato a la legalidad vigente. Luego se refiere al sujeto obligado (el empresario) y reitera el plazo en que debe cumplirse este deber, exigiendo asimismo que los representantes de los trabajadores firmen la copia básica a efectos de acreditar que se ha producido la entrega. Por último, aclara que la copia básica debe formalizarse aun cuando no exista representación legal de los trabajadores, siendo necesario en todo caso remitirla también a la oficina de empleo.
Finalidad de la entrega de copia básica de los contratos a los representantes de los trabajadores
Conforme se explicita en el art. 8.3.a ET, la finalidad de la entrega de la copia básica es que los representantes de los trabajadores puedan "comprobar la adecuación del contrato de trabajo a la legalidad vigente". Por tanto, es claro que este derecho informativo pretende facilitar el desarrollo de la competencia más general de vigilancia del cumplimiento de las normas vigentes en materia laboral (art. 64.7.a.1 ET), en lo que se refiere específicamente a la contratación laboral de la empresa.
No obstante, no se puede obviar que se trata de un derecho a recibir esta concreta información (derecho de información pasiva), por lo que su sola configuración no instituye per se un control de legalidad de los contratos de trabajo por parte de los representantes, si bien entrega antecedentes relevantes de cara a un eventual ejercicio de acciones en caso de no ajustarse al orden legal vigente. Dicho de otro modo, el propósito de la información es servir de insumo para vigilar el cumplimiento de la legalidad en materia de contratos, pero no instituye por si mismo un mecanismo de control de la contratación laboral.
No obstante dicha prevención, la obligación empresarial de entregar copia básica puede contribuir a evitar el fraude y los abusos en la contratación laboral, finalidades también pretendidas por la norma.
En esta lógica, este derecho no está condicionado a la voluntad del trabajador que celebra el respectivo contrato, toda vez que existen intereses colectivos superiores en juego. Introducir la aceptación del trabajador como presupuesto para la entrega de la copia básica habría amenazado, en la práctica, la efectividad de este derecho de los representantes, haciendo ilusorio el cumplimiento de su finalidad.
Ámbito material de la obligación de entregar copia básica de los contratos. Contratos afectados
La obligación legal se circunscribe a “todos los contratos que deban celebrarse por escrito”. Por tanto, debe entregarse copia básica a los representantes de los trabajadores de todos los contratos cuya formalización escrita venga exigida en norma legal, reglamentaria o por convenio colectivo. El art. 8.3 ET sólo exceptúa a los contratos de relación laboral especial de alta dirección, sobre los que se establece el deber de notificación a la representación legal de los trabajadores, según se precisa luego.
El art. 8 ET establece, como regla general, la libertad de forma en cuanto al perfeccionamiento del contrato de trabajo (se puede celebrar "por escrito o de palabra"). Sin embargo, la propia Ley establece que determinados contratos deben celebrarse por escrito. Efectivamente, el párrafo 2 del precepto estatutario establece que “deberán constar por escrito los contratos de trabajo cuando así lo exija una disposición legal”.
Agrega, asimismo, una serie de contratos que en todo caso deben escriturarse. Otros preceptos del ET y diversas disposiciones reglamentarias establecen también la exigencia de escrituración para otros contratos. Asimismo, por convenio colectivo podrá exigirse la escrituración de determinados contratos y, en tal caso, será exigible también la obligación de entregar copia básica de aquellos a la representación laboral.
Conviene insistir en que la norma exige entregar copia básica de todos aquellos contratos que "deban celebrarse por escrito", con independencia de que tal formalidad se haya cumplido o no en la práctica. En efecto, la escrituración no se prevé en la normativa laboral como una forma ad solemnitatem, por lo que su incumplimiento no genera la ineficacia del contrato. Persiste, por el contrario, el deber de formalizarlo y de remitir su copia básica a los representantes de los trabajadores.
Entre los contratos que no generan copia básica, por no tener que formalizarse necesariamente por escrito, hay algunos cuya exclusión resulta cuestionable. Es el caso, por ejemplo, de los contratos por tiempo determinado cuya duración sea inferior a cuatro semanas, modalidad de contratación tan propensa al fraude como las modalidades de contratación temporal sobre las que sí pesa el deber de entregar copia básica.
Entre los autores se ha discutido si existe o no obligación de entregar copia básica de los contratos cuya escrituración no viene exigida directamente por la Ley, pero deriva de la exigencia de una de las partes, en los términos del art. 8.4 ET. Tanto si es el empresario como si es el trabajador quien exige la escrituración del contrato al momento de celebrarlo, debe darse copia básica del mismo a los representantes de los trabajadores, toda vez que tal formalidad aparece como necesaria cuando se plantea el presupuesto de la exigencia de parte.
Contenido de la copia básica
El ET califica como “básica” la copia que debe entregar el empresario a los representantes de los trabajadores. Dicho calificativo, al tiempo que descarta que se trate de una copia íntegra o de una mera notificación de la realización del contrato, permite entender que la copia requerida debe albergar los datos sustanciales del contrato, entendidos estos como aquellos necesarios para que la copia pueda cumplir la finalidad con la cual se concede. Asimismo, excluye que la obligación pueda extenderse a datos que no figuran en el contrato original.
El art. 8.3.a ET exige que la copia básica contenga “todos los datos del contrato a excepción del número del documento nacional de identidad, el domicilio, el estado civil, y cualquier otro que, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, pudiera afectar a la intimidad personal”. Es decir, el ET establece que la regla general es que la copia básica incluya “todos los datos del contrato”, excluyendo únicamente los datos que indica de forma expresa y otros que puedan afectar a la intimidad personal del trabajador.
Particularmente controvertida ha resultado la determinación de si incluir en la copia básica las condiciones contractuales particulares, pactadas individualmente en mejora de las disposiciones legales y de lo previsto en el convenio colectivo aplicable, puede vulnerar la intimidad de los trabajadores. La inclusión o no de la cláusula salarial en la copia básica es especialmente ilustrativa de esta discusión.
Un sector de la doctrina sostiene que la inclusión de estas cláusulas en la copia básica no es requisito sine qua non del deber legal; lo contrario haría difícil la preservación de la intimidad del trabajador. Por lo demás, la función profiláctica o de saneamiento del mercado de trabajo que pretende cumplir este específico derecho de información no alcanzaría a estos elementos individualizados del contenido contractual, que superan los mínimos legales o convencionales.
No obstante, si el sentido que tiene la protección de la intimidad es la defensa de la propia personalidad y la afirmación de los atributos de la individualidad, cabe concluir que en general las cláusulas contractuales, y específicamente las percepciones retributivas del trabajador (salarios y demás percepciones establecidas singularmente en el contrato escrito), no están en dicho círculo de resguardo. Por tanto, no hay razón para excluirlas de la copia básica. Por lo demás, la introducción de tales cláusulas suele ser uno de los medios habituales de establecimiento de pactos discriminatorios entre trabajadores y, por tanto, su adecuación legal debe ser vigilada por sus representantes. Si ellas se ocultan a los representantes de los trabajadores, difícilmente estos podrán verificar si se trata efectivamente de mejoras.
Materialización de la copia básica
Una concepción finalista admitiría postular que la copia básica puede materializarse tanto en una reproducción del contrato de trabajo original (excluyendo sólo los datos indicados) como en un extracto del mismo contenido en otro documento. Lo relevante es que se contengan todos los datos necesarios para alcanzar la finalidad perseguida por la copia básica, y que tales datos sean coincidentes con los que constan en el contrato original.
Sin embargo, no es esa la posición que ha imperado en la doctrina y la jurisprudencia, que se han decantado por una interpretación literal de la expresión "copia". Conforme a ella, la exigencia de una “copia” básica alude necesariamente a la entrega de un duplicado o reproducción del contrato de trabajo original, si bien depurado en los términos recién comentados. Copia se contrapone, pues, a nociones restrictivas como extracto, resumen, u otras similares. Una interpretación contraria, por lo demás, podría facilitar la ocultación de datos.
Procedimiento de entrega de la copia básica de los contratos
El párrafo tercero del art. 8.3.a ET establece que “la copia básica se entregará por el empresario, en plazo no superior a diez días desde la formalización del contrato, a los representantes legales de los trabajadores”. De este escueto precepto pueden extraerse un par de cuestiones relevantes. En primer término, la entrega debe hacerla directamente el empresario a los representantes de los trabajadores, sin intermediarios. En segundo lugar, la entrega de la copia básica debe hacerse en un momento posterior a la formalización del contrato, por lo que queda garantizada la libertad de contratación de empresario y trabajador; la entrega de copia básica no es un elemento que condicione ni la existencia ni la validez del contrato.
La norma citada agrega que los representantes de los trabajadores deberán firmar la copia básica “a efectos de acreditar que se ha producido la entrega”. Queda claro, así, que la firma no supone que los representantes de los trabajadores expresen su conformidad respecto del contenido de la copia básica ni tampoco respecto de la corrección del propio contrato; sólo prueba la entrega de la copia. Dicho de otro modo, la Ley exige la firma de la copia básica por los representantes con un fin determinado, por lo que estos ni siquiera están obligados a consignar por escrito una observación en aquella cuando adviertan alguna irregularidad en el contrato. El papel de la representación de los trabajadores en relación a la copia básica queda limitado, de este modo, al simple y obligado acuse de recibo, sin posibilidad, en este trámite, de realizar control alguno de legalidad ni, obviamente, de oportunidad. La Ley sólo contempla un derecho de información, si bien éste permitirá, en su caso, un ejercicio más eficaz de las acciones legales actualmente previstas.
Posteriormente, dicha copia básica se enviará a la oficina de empleo por el empresario. Ha de entenderse que la referencia legal a “dicha copia básica” hace alusión a una copia de idéntico contenido que aquella que se ha entregado a los representantes de los trabajadores, pero no necesariamente a la misma copia, en sentido material. Por tanto, los representantes tienen derecho a conservar un duplicado, tomando los debidos resguardos. La Ley debió hablar, pues, de “copias básicas”, toda vez que al menos una de ellas ha de quedar en poder de los representantes.
Cuando no exista representación legal de los trabajadores también deberá formalizarse copia básica y remitirse a la oficina de empleo.
Información de determinados contratos mediante notificación. Ámbito objetivo de la obligación
Respecto de determinados contratos de trabajo la Ley impone al empresario una obligación de mera notificación a los representantes de los trabajadores respecto de su realización, deber informativo más débil que la entrega de copia básica. Así ocurre con los contratos de relación laboral especial de alta dirección y con los contratos temporales que no deben formalizarse necesariamente por escrito.
En primer término, el art. 8.3.a ET exceptúa expresamente de la obligación empresarial de entregar copia básica a los contratos de relación laboral especial de alta dirección, sobre los que se establece expresamente el deber de notificación a la representación legal de los trabajadores.
La excepción legal obedece fundamentalmente a la particular condición de estos cualificados trabajadores, que subyace en su regulación especial. Recuérdese que se considera personal de alta dirección a aquellos trabajadores que ejercitan poderes inherentes a la titularidad jurídica de la empresa, y relativos a los objetivos generales de la misma, con autonomía y plena responsabilidad solo limitadas por los criterios e instrucciones directas emanadas de la persona o de los órganos superiores de gobierno y administración de la entidad que respectivamente ocupe aquella titularidad (art. 1.2 RD 1382/1985). Debe considerarse, además, la circunstancia de que estos trabajadores no participan en el proceso de elección de los representantes unitarios.
Lo que debe descartarse es que el ET pretenda otorgar una protección especial al derecho a la intimidad de estos trabajadores, lo que ni resultaría justificado desde la óptica constitucional, ni tampoco podría cumplirse, atendida la obligación legal de notificar estos contratos a los representantes.
En términos similares, el art. 15.4 ET establece que “los empresarios habrán de notificar a la representación legal de los trabajadores en las empresas los contratos realizados de acuerdo con las modalidades de contratación por tiempo determinado previstas en este artículo cuando no exista obligación legal de entregar copia básica de los mismos”. Han de notificarse a la representación de los trabajadores, por ejemplo, los contratos temporales cuya duración sea inferior a cuatro semanas (art. 8.2 ET).
El fundamento de la merma en el deber informativo en estos casos es, como se dijo, más discutible. La contratación temporal es una materia especialmente vulnerable al incumplimiento empresarial de la normativa que la rige, por lo que los representantes de los trabajadores tendrán particular interés en vigilar, a partir de la información más completa posible, que ello no ocurra.
Contenido de la información por medio de notificación
La Ley no especifica el alcance de este concreto deber informativo. Se refiere, en términos genéricos, a la necesidad de notificar a los representantes de los trabajadores los contratos sobre los que pesa esta obligación empresarial. No queda claro, entonces, si lo que se exige es la mera notificación de la celebración de dichos contratos, o debe añadirse alguna otra información.
En general, la información mediante notificación se concibe como un instrumento que posibilita un nivel intermedio de vigilancia y fiscalización por parte de los representantes de los trabajadores. En este sentido, respecto de la información de determinados contratos mediante notificación, el contenido e intensidad del deber empresarial es menor que la carga que supone la entrega de una copia básica, pero mayor que el de la información contemplada en el art. 64.4.b ET (derecho a “conocer los modelos de contrato de trabajo escrito que se utilicen en la empresa”).
Desde esta lógica, la obligación de notificación parece satisfacerse con dar cuenta a los representantes de los trabajadores de la celebración de los respectivos contratos. Por lo demás, no existe fundamento jurídico expreso que permita, en estos casos, exigir del empresario mayor información que esa, con lo que la solicitud de cualquier dato adicional choca con el criterio jurisprudencial de expresión normativa.
Esta interpretación, sin embargo, puede poner en jaque el efectivo cumplimiento de la finalidad de esta información, que no es otra que es facilitar la vigilancia del cumplimiento empresarial de la normativa laboral por parte de los representantes laborales. El mero dato de la celebración de estos contratos poco aporta en esta perspectiva.
Información de otros contratos específicos
Respecto de ciertos contratos específicos, el legislador ha configurado el derecho de información de los representantes de los trabajadores en términos singularizados. Es el caso de la información sobre contratos en supuestos de cesión de trabajadores por empresas de trabajo temporal.
La LETT obliga a la empresa usuaria a informar a los representantes de los trabajadores sobre dos extremos. Respecto de los contratos de puesta a disposición que celebre con empresas de trabajo temporal, debe comunicarles el hecho de su celebración e informarles particularmente sobre el motivo de su utilización. Asimismo, el legislador le ha endosado la obligación de entregarles copia básica del contrato de trabajo o de la orden de servicio, en su caso, del trabajador puesto a disposición, que le deberá haber facilitado previamente la empresa de trabajo temporal. Todas las obligaciones informativas deben cumplirse dentro de los diez días siguientes a la celebración del respectivo contrato de puesta a disposición (art. 9 LETT).
A la empresa de trabajo temporal, en cambio, la Ley no le impone obligaciones informativas hacia órganos de representación de los trabajadores. Al menos no lo hace de modo directo, ya que, como acaba de indicarse, sí les exige entregar a la empresa usuaria copia básica de los contratos de trabajo que celebre, a fin de que ésta los ponga en conocimiento de sus propios representantes. Asimismo, les exige remitir a la autoridad laboral pertinente una relación de los contratos de puesta a disposición celebrados. Será la autoridad laboral, entonces, la que deberá remitir dicha relación a las organizaciones sindicales más representativas, en conformidad a la Ley (art. 5 LETT).
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Ángel Ureña Martín 
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